POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

1. Information générale

1.1 Introduction

La protection de la vie privée est importante pour les Services actuariels SAI inc. (ci-après « Entité », « Nous », « Notre »). Pour cette raison, Nous avons mis en place des mesures de protection et des pratiques de saine gestion de vos Renseignements personnels conformément aux lois applicables au Québec et au Canada.

La présente politique de confidentialité (la « Politique »), qui doit être lue conjointement avec nos Termes et Conditions, décrit nos pratiques en matière de collecte, d'utilisation, de traitement, de communication et de conservation des Renseignements personnels de nos clients, visiteurs et utilisateurs. 

En utilisant nos sites web saiinc.ca ou saisentinelle.ca ou saisentinel.com ou ipp-rri.ca (les « Sites web ») l’un de nos services, vous acceptez que Nous puissions recueillir, utiliser, traiter, divulguer et conserver vos Renseignements personnels conformément aux conditions décrites aux présentes. Si vous n'acceptez pas de respecter et d'être lié par la présente Politique, vous n’êtes pas autorisé à visiter, accéder ou utiliser Nos Sites web ou nos Services, ni à partager vos Renseignements personnels avec Nous.

Cette Politique ne s’applique pas aux Renseignements personnels des employés, des représentants et des consultants de l’Entité, ou à toute autre personne affiliée à l’Entité, ainsi qu’à toute information qui ne constitue pas un Renseignement personnel tel que défini par les lois applicables au Québec et au Canada. 

1.2 Responsable de la protection des renseignements personnels 

Les questions, commentaires et plaintes portant sur la Politique et les pratiques de l’Entité en matière de respect de la vie privée peuvent être adressées à Notre Responsable de la protection des renseignements personnels aux coordonnées suivantes :

Téléphone : 514-272-5570
Courriel : prp@saiinc.qc.ca
Adresse : 430-201, avenue Laurier Est, Montréal (Québec) H2T 3E6

2. Définitions

Les mots et expressions qui suivent, lorsqu’ils apparaissent avec une première lettre en majuscule dans la Politique, ont le sens qui leur est attribué ci-après, à moins d’une dérogation implicite ou explicite dans le texte :

« Fournisseur de services » : toute personne physique ou morale qui traite des Renseignements personnels pour le compte de l’Entité. Il s’agit de sociétés tierces ou de personnes employées par l’Entité pour faciliter les Services, fournir les Services pour le compte de l’Entité, d’effectuer des services liés aux Services ou d’aider l’Entité à analyser l’utilisation des Services.

« Renseignements personnels » : tout renseignement qui concerne une personne physique et permet de l'identifier, c’est-à-dire qui révèle de manière directe ou indirecte quelque chose sur l’identité, les caractéristiques (ex. : les habiletés, préférences, tendances psychologiques, prédispositions, capacités mentales, caractère et le comportement de la personne concernée) ou les activités de cette personne, et ce quelle que soit la nature du support et quelle que soit la forme sous laquelle ce renseignement est accessible (écrite, graphique, sonore, visuelle, informatisée ou autre).

« Responsable de la protection des renseignements personnels » : la personne qui est en charge de l’application de la présente Politique et dont les coordonnées sont identifiées à la section 1 de la présente Politique.

« Services » : Services fait référence au site Web, à nos pages sur les réseaux sociaux, ainsi qu'aux services liés aux logiciels SaiAdNet et Sentinelle, en plus du portail RRI.

3. Traitement des Renseignements personnels 

3.1 Collecte des Renseignements personnels

Dans le cadre de nos activités, Nous pouvons traiter différents types de Renseignements personnels incluant les renseignements énumérés ci-dessous :

  • des coordonnées, tels votre nom et prénom, votre adresse, votre adresse courriel et votre numéro de téléphone, et, le cas échéant, votre nom d’utilisateur et votre mot de passe;
  • des renseignements relatifs à des produits ou services, tels les renseignements concernant les Services que Nous vous avons rendus;
  • des renseignements que vous choisissez de fournir ou de Nous transmettre, par exemple, lorsque vous remplissez nos formulaires, au téléphone ou sur Nos Sites web, souscrivez à notre infolettre, postulez à une de nos offres d’emploi ou communiquez avec l’un de nos employés ou représentants;
  • des renseignements recueillis automatiquement lors de l’utilisation du Site web et de nos Services, incluant : 
    • des renseignements de connexions et autres informations sur vos activités sur le Site web, comme votre adresse IP, les pages que vous avez consultées, l’heure et la date de vos visites, le nombre de connexions, le type de navigateur que vous utilisez, le système d’exploitation de votre appareil et autres informations matérielles et logicielles.

Dans chaque cas, ces Renseignements personnels sont traités conformément aux fins légitimes et nécessaires énumérées à l’article 3.2 ci-dessous.

3.2 Utilisation des Renseignements personnels

Nous pouvons utiliser vos Renseignements personnels aux fins légitimes décrites ci-dessous :

  • exploiter, maintenir, superviser, développer, améliorer et offrir toutes les fonctionnalités de Nos Sites web ; 
  • vous présenter et/ou fournir des Services ;
  • vous permettre l’accès aux logiciels SaiAdnet et Sentinelle ainsi qu'au portail RRI ;
  • vous permettre de postuler à des offres d’emploi ; 
  • exécuter nos obligations contractuelles envers vous ;
  • développer, améliorer et offrir de nouveaux Services ;
  • vous envoyer des messages, des mises à jour, des alertes de sécurité ; 
  • à des fins de marketing et de développement des affaires, si vous avez préalablement consenti au traitement de vos Renseignements personnels à ces fins ;
  • répondre à vos questions et vous fournir une assistance au besoin ; 
  • détecter et prévenir les fraudes, erreurs, spams, abus, incidents de sécurité et autres activités préjudiciables ;
  • pour toute autre fin permise ou requise par la loi. 

3.3 Communication des Renseignements personnels

Nous pouvons communiquer vos Renseignements personnels à nos employés, consultants, mandataires, prestataires, fournisseurs de services et autres tierces parties de confiance (collectivement, les « Fournisseurs de services »), qui ont besoin de ces renseignements pour Nous aider à exploiter Nos Sites web, réaliser nos activités commerciales ou vous servir, à condition que ces Fournisseurs de services se soient préalablement engagés par écrit à assurer la confidentialité de vos Renseignements personnels conformément aux lois applicables et à Notre Programme de gouvernance de l’information. 

Nous ne vendons pas, n’échangeons pas, ni ne communiquons autrement vos Renseignements personnels à des tierces parties. 

3.3.1 Fournisseurs de services et autres tierces parties

Bien que Nous tentions d’éviter de communiquer vos Renseignements personnels à des tiers, Nous pouvons faire appel à des Fournisseurs de services pour exécuter divers services pour Notre compte, tels que la gestion et la sécurité informatique, le marketing, ainsi que l’analyse, l’hébergement et le stockage de données. 

Avant de communiquer vos Renseignements personnels à des Fournisseurs de services à l’extérieur de la province de Québec ou selon la nature des Renseignements personnels communiqués, Nous procédons à une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée. Lorsque Nous communiquons vos Renseignements personnels à des Fournisseurs de services, Nous concluons des contrats écrits avec eux avant que vos Renseignements personnels ne leur soient communiqués et Nous leur fournissons que les Renseignements personnels nécessaires à l’exécution de leur mandat. Dans le cadre de ces contrats conclus avec nos Fournisseurs de services, Nous nous engageons à ce que les principes énoncés dans la présente Politique soient respectés, et ces Fournisseurs de services sont tenus d’utiliser les Renseignements personnels de manière confidentielle, selon nos directives et uniquement pour les fins pour lesquelles ils ont été fournis. Nous offrons des garanties suffisantes quant à la mise en œuvre de mesures de protection adéquates qui sont proportionnelles à la sensibilité des Renseignements personnels traités ou communiqués. Lorsque nos Fournisseurs de services n’ont plus besoin de vos Renseignements personnels, Nous leur demandons de détruire ces données de manière appropriée. 

3.3.2 Conformité à la législation, réponse aux demandes légales, prévention des préjudices et protection de nos droits

Nous pouvons communiquer vos Renseignements personnels lorsque Nous estimons qu’une telle divulgation est autorisée, nécessaire ou appropriée, notamment : 

  • pour répondre aux demandes des autorités publiques et gouvernementales, y compris des autorités publiques et gouvernementales en dehors de votre pays de résidence ; 
  • pour protéger nos activités ; 
  • pour Nous conformer à des procédures judiciaires ; 
  • pour protéger nos droits, Notre vie privée, Notre sécurité, nos biens, les vôtres ou ceux de tiers ; 
  • pour Nous permettre de mettre en œuvre les recours disponibles ou de limiter les dommages que Nous pourrions subir ; et 
  • conformément aux lois en vigueur qui sont applicables, y compris des lois en dehors de votre pays de résidence.

3.3.3 Transaction commerciale

Nous pouvons partager, transférer ou communiquer, en stricte conformité avec la présente Politique et les dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, RLRQ c P-39.1 (la « Loi sur le secteur privé ») et la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels, LQ 2021, c 25 (la « Loi 25 », sanctionnée le 22 septembre 2021), vos Renseignements personnels en cas de vente, de transfert ou de cession, en tout ou en partie, de l’Entité ou de nos actifs (par exemple, à la suite d’une fusion, d’une consolidation, d’un changement de contrôle, d’une réorganisation, d’une faillite, d’une liquidation ou de toute autre transaction commerciale, y compris dans le cadre de la négociation de telles transactions). Dans ce cas, Nous vous informerons avant que vos Renseignements personnels ne soient transférés et ne soient régies par une autre politique de confidentialité.

3.4 Consentement des Renseignements personnels

Dans la mesure du possible, l’Entité obtient directement auprès de la personne concernée son consentement à ce que Nous recueillions, utilisions et communiquions ses Renseignements personnels. Toutefois, si vous Nous fournissez des Renseignements personnels au sujet d’autres personnes, vous devez vous assurer de les avoir dûment avisées que vous Nous fournissez leurs renseignements en plus d’avoir obtenu leur consentement à une telle communication. 

Nous solliciterons votre consentement explicite, manifeste, libre, éclairé et être donné à des fins spécifiques avant d’utiliser ou de communiquer vos Renseignements personnels à d’autres fins que celles énoncées aux présentes. Nous solliciterons également votre consentement explicite chaque fois que des Renseignements personnels sensibles seront impliqués dans une des activités de traitements de l’Entité. Nous demanderons votre consentement pour chacune des fins spécifiques en termes simples et clairs, distinctement de toute autre information qui vous sera communiquée.

EN UTILISANT NOS SITES WEB, EN TRANSMETTANT VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS PAR COURRIEL, VOUS CONSENTEZ À CETTE POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ ET À LA COLLECTE ET LE TRAITEMENT DE VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS EN CONFORMITÉ AVEC LA POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ.

Si Vous n’y consentez pas, veuillez cesser d’utiliser les Sites web. Sauf lorsque la loi prévoit autrement, Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps, sur transmission d’un préavis raisonnable. Veuillez noter que si Vous choisissez de retirer votre consentement à la collecte, à l’utilisation ou à la communication de vos Renseignements personnels, certaines fonctionnalités de Nos Sites web pourraient ne plus Vous être accessibles ou bien nous ne pourrons plus Vous offrir certains de nos services. 

3.5 Conservation des Renseignements personnels

Sous réserves des lois applicables, Nous conservons vos Renseignements personnels uniquement pour le temps nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles ces renseignements ont été recueillis, à moins que vous ne consentiez à ce que vous Renseignements personnels soient utilisés ou traités à une autre fin. Nos périodes de conservation peuvent être modifiées en temps opportun en raison d’intérêts légitimes (par exemple, pour garantir la sécurité des Renseignements personnels, pour prévenir les abus et violations ou pour poursuivre des criminels).

Pour obtenir plus d’information sur les périodes pendant lesquelles vos Renseignements personnels sont conservés, veuillez contacter notre Responsable de la protection des renseignements personnels en utilisant les coordonnées prévues à l’article 1.2 de la présente Politique.

4. Vos droits

À titre de personne concernée, vous pouvez exercer les droits énoncés ci-dessous en communiquant par écrit avec Notre Responsable de la protection des renseignements personnels aux coordonnées prévues à l’article 1.2 de la Politique. Veuillez noter que Nous pouvons vous demander de vérifier votre identité avant de répondre à l’une ou l’autre de ces demandes.  

  • Vous avez le droit d’être informé des Renseignements personnels que Nous détenons à votre sujet, de leur utilisation, communication, conservation et de leur destruction, sous réserve des exceptions prévues par la loi applicable ;
  • Vous avez le droit d’accéder à vos Renseignements personnels, de demander une copie, compris papier des documents contenants vos Renseignements personnels, sous réserve des exceptions prévues par la loi applicable et d’obtenir, le cas échéant, des détails supplémentaires sur la manière dont nous les utilisons, communiquons, conservons et détruisons ;
  • Vous avez le droit de faire rectifier, modifier et mettre à jour les Renseignements personnels que Nous détenons à votre sujet s’ils sont incomplets, équivoques, périmés ou inexacts ;
  • Vous avez le droit de retirer ou modifier votre consentement à ce que l’Entité recueille, utilise, communique ou conserve vos Renseignements personnels en tout temps, sous réserve des restrictions légales et contractuelles applicables ;
  • Vous avez le droit de Nous demander de cesser de diffuser vos Renseignements personnels et de désindexer tout lien rattaché à votre nom qui donne accès à ces renseignements si cette diffusion contrevient à la loi ou à une ordonnance judiciaire ;
  • Vous avez le droit de demander que vos Renseignements personnels vous soient communiqués ou qu’ils soient transférés à une autre organisation dans un format technologique structuré et couramment utilisé ; 
  • Vous avez le droit d’être informé d’un incident de confidentialité concernant vos Renseignements personnels et qui peut vous causer un préjudice sérieux. Nous tenons à cet effet un registre qui répertorie tous les incidents de confidentialité et nous évaluons les préjudices qu’ils peuvent causer ;
  • Vous avez le droit de porter plainte auprès de la Commission d’accès à l’information, sous réserve des conditions prévues par la loi applicable.

Afin de donner suite à votre demande, il peut vous être demandé de fournir un document d'identification approprié ou de vous identifier autrement. 

5. Témoins de connexion et autres technologies de suivi

Nous utilisons des témoins de connexion et autres technologies similaires (collectivement, les Fichiers Témoins « Cookies ») pour nous aider à opérer, protéger et optimiser les Sites web et les Services que nous offrons. Les Fichiers Témoins « Cookies » sont de petits fichiers texte qui sont stockés sur votre appareil ou sur votre navigateur. Ils permettent de recueillir certaines informations lors de votre visite du Site web, dont votre langue de préférence, le type et la version de votre navigateur, le type d'appareil que vous utilisez et l'identifiant unique de votre appareil. Si certains des Fichiers Témoins « Cookies » que Nous utilisons sont supprimés après la fin de la session de votre navigateur, d'autres Fichiers Témoins « Cookies » sont conservés sur votre appareil ou sur votre navigateur afin de nous permettent de reconnaître votre navigateur lors de votre prochaine visite du Site web. Les Renseignements personnels recueillis par l’intermédiaires de ces Fichiers Témoins « Cookies » n’ont pas pour objet de vous identifier. Ils permettent notamment de garantir le fonctionnement du Site web, d’améliorer l’expérience de navigation des utilisateurs et fournissent certaines données qui nous permettent de mieux comprendre le trafic et les interactions qui ont lieu sur Nos Sites web ainsi que de détecter certains types de fraudes. Les Fichiers Témoins « Cookies » ne causent aucun dommage à votre appareil et ne peuvent être utilisés pour extraire vos Renseignements personnels. Nous recueillons votre adresse IP, les informations relatives à votre appareil et votre système d’exploitation ou navigateur, votre parcours et votre historique de navigation sur Nos Sites web ainsi que vos requêtes, vos préférences de navigation (les langues utilisées), etc. 

Vous pouvez configurer votre navigateur de manière à être informé de la mise en place de Fichiers Témoins « Cookies » lors de votre visite du Site web, pour que vous puissiez décider, dans chaque cas, d’acceptation ou de refuser l’utilisation de certains ou de tous les Fichiers Témoins « Cookies ». Veuillez noter que la désactivation des Fichiers Témoins « Cookies » sur votre navigateur pourrait nuire à votre expérience de navigation sur le Site web et vous empêcher d’utiliser certaines de ses fonctionnalités.

Pour en savoir plus sur la manière dont nous utilisons les Fichiers Témoins « Cookies », vous pouvez consulter Notre « Politique en matière de fichiers témoins (Cookies) ».

6. Mesures de sécurité

L’Entité a mis en place des mesures de sécurité physiques, technologiques et organisationnelles visant à protéger adéquatement la confidentialité et la sécurité de vos renseignements personnels contre la perte, le vol ou tout accès, divulgation, reproduction, communication, utilisation, modification non-autorisé. Ces mesures comprennent notamment : 

Sur le plan administratif, l’adoption d’une série de politiques et de procédures dans le cadre de la mise en place de notre programme de gouvernance de l’information qui notamment : 

  • encadrent l’accès, la communication, la conservation, la dépersonnalisation, y compris l’anonymisation et/ou, le cas échéant, la destruction des Renseignements personnels ;
  • déterminent les rôles et les responsabilités de nos employés durant tout le cycle de vie des Renseignements personnels et des documents ;
  • établissent les procédures d’intervention et de réponse en cas d’incident de confidentialité ;
  • encadrent le processus des demandes et des plaintes relatives à la protection et au traitement des Renseignements personnels.

Sur le plan technique, le recours à plusieurs moyens tels que : 

  • l’utilisation d’un serveur sécurisé. Toutes les informations sensibles fournies sont transmises via la technologie « Secure Socket Layer (SSL) » et sont tenues de garder les informations confidentielles ;
  • l’utilisation de systèmes de sauvegarde, des logiciels de surveillance du réseau, etc. ;
  • l’utilisation de système de cryptage et de séparation des tâches, des contrôles d’accès et effectuons des audits internes.

Nous n’avons pas énuméré de manière exhaustive l’ensemble de mesures que nous mettons en place étant donné la nature publique de la présente Politique.

Malgré les mesures décrites ci-dessus, Nous ne pouvons garantir la sécurité absolue de vos Renseignements personnels. Si vous avez des raisons de croire que vos Renseignements personnels ne sont plus protégés, veuillez contacter Notre Responsable à la protection des renseignements personnels immédiatement en utilisant les coordonnées prévues à l’article 1.2 ci-dessus. 

7. Modification de la présente Politique de confidentialité

Nous nous réservons le droit de modifier la présente Politique à tout moment conformément à la législation applicable. En cas de modification, Nous publierons la version révisée de la Politique de confidentialité et actualiserons la date de mise à jour figurant dans le pied de page de celle-ci. Nous vous informerons de l'entrée en vigueur de la nouvelle version de notre Politique en cas de modifications substantielles à cette dernière. Si vous n'approuvez pas les nouvelles conditions de la Politique de confidentialité, Nous vous invitons à ne plus utiliser Nos Sites web et nos Services. Si vous continuez d’utiliser Nos Sites web ou nos Services après l'entrée en vigueur de la nouvelle version de notre Politique, votre utilisation de Nos Sites web et nos Services sera alors régie par cette nouvelle version de la Politique.

8. Liens vers des sites web de tiers

Il peut arriver à l’occasion que Nous incluions sur Nos Sites web des références ou des liens vers Notre page Facebook, des sites web, produits ou services fournis par des tiers (les « Services de tiers »). Ces Services de tiers, qui ne sont pas exploités ni contrôlés par l’Entité, sont régis par des politiques de confidentialité entièrement distinctes et indépendantes de la nôtre. Nous n’assumons donc aucune responsabilité quant au contenu et aux activités de ces sites. La présente Politique s’applique uniquement au Site web et aux Services que Nous offrons.  

9. Individus âgés de moins de 14 ans

Nous ne recueillons et n'utilisons pas sciemment des Renseignements personnels de personnes âgées de moins de 14 ans. Si vous avez moins de 14 ans, vous ne devez pas Nous fournir vos Renseignements personnels sans le consentement de vos parents ou de votre tuteur. Si vous êtes un parent ou un tuteur et que vous apprenez que votre enfant Nous a fourni des Renseignements personnels sans consentement, veuillez Nous contacter en utilisant les coordonnées prévues à l’article 1.2 ci-dessus pour demander que Nous supprimions les renseignements personnels de cet enfant de nos systèmes.

10. Lois applicables

Les lois du Canada et du Québec, à l’exclusion de ses règles de conflit de droit, régiront le présent accord et votre utilisation du Site web. Votre utilisation du Site web peut également être assujettie à d’autres lois locales, provinciales, nationales ou internationales.


CONDITIONS D'UTILISATIONS

L’utilisation du site Web de Services actuariels SAI inc. et de Sentinelle ainsi que les renseignements sur l’entreprise sont assujettis aux modalités énoncées ci-dessous. Nous vous demandons donc de bien vouloir lire les présentes attentivement avant d’utiliser nos sites. L’accès à nos sites vaut acceptation des modalités.  

1. Droits d'auteur

Sous réserve de ce qui précède, il est permis de copier, télécharger, imprimer, reproduire, publier, traduire, afficher, transmettre, redistribuer ou rediffuser tout matériel du site sans autorisation ni frais à la condition d’utiliser ces matériaux uniquement à titre d’information personnelle et à la condition de mentionner la source d’information. Au-delà de cette permission limitée d’imprimer le contenu, vous ne pouvez pas copier, télécharger, imprimer, reproduire, publier, traduire, afficher, transmettre, redistribuer ou rediffuser tout contenu de nos sites sous quelque forme ou par quelque moyen que ce soit, sans notre autorisation écrite préalable. 

2. Marques déposées

Le nom de Services actuariels SAI inc. et les expressions et les logos utilisés et affichés sur nos sites sont la propriété stricte de Services actuariels SAI inc. À cet égard, vous ne pouvez pas copier, reproduire ou télécharger toute Marque Déposée de Services actuariels SAI inc. sans notre autorisation écrite préalable. 

3. Vos accès

Notre logiciel de gestion de membres Sentinelle permet à plusieurs catégories d’usagers différents droits d’accéder aux données du logiciel par le biais d’un site internet sécurisé. 

Certaines sections de nos sites sont d’accès limité. Si vous détenez une autorisation d’accéder à l’une de ces sections, vous êtes tenu de préserver le caractère confidentiel de votre code d’utilisateur et de votre mot de passe. Il est strictement interdit de communiquer ou transmettre à quiconque votre code d’utilisateur et mot de passe sans notre autorisation préalable. 

Advenant l’accès sans autorisation aux sections réservées, nous prendrons toutes les mesures légales afin de cesser un tel agissement et exigerons le recouvrement de tous les dommages et intérêts subis directement et indirectement par cet agissement illégal.

Lorsque les témoins sont utilisés de façon susceptible de permettre d’identifier les utilisateurs, les données ainsi recueillies sont considérées comme étant des renseignements personnels. Les témoins peuvent servir à personnaliser le site selon les préférences de chaque visiteur ou pour analyser son utilisation. 

Contact

Si vous avez des questions ou des préoccupations au sujet de la Politique de confidentialité ou sur les pratiques de Sentinelle en matière de protection des renseignements et données personnels, veuillez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels, au 514‑272‑5570 ou à l’adresse courriel suivante : prp@saiinc.qc.ca.